7 einfache Vorschläge, wie Sie teure Zeitdiebe aus jeder kostbaren Besprechung eliminieren.

Besprechungen sind ein notwendiges Geschäftswerkzeug zum Austausch von Informationen und zur Lösung von Problemen. Aber da Besprechungen den Stundenlohn der beteiligten Angestellten mal die Anzahl der Stunden, die die Besprechung dauert, kosten, sollten sie wie eine Ausgabe behandelt werden, von der ein Wert oder Gewinn aus einer Investition erwartet wird.

Vorschläge:

1.Die Frage: Ist die Besprechung notwendig?

2.Formulieren Sie den Zweck der Besprechung und schreiben Sie eine Tagesordnung. Verteilen Sie die Tagesordnung mindestens 24 Stunden vorher, so daß jeder weiß, was von ihm erwartet wird, was das Ziel der Besprechung ist und worüber diskutiert wird.

3.Beginnen und beenden Sie die Besprechung pünktlich. Legen Sie sowohl für den Beginn, als auch für die Beendigung einen Zeitpunkt fest. Warten Sie nicht auf die Nachzügler.

4.Die wichtigsten Tagesordnungspunkte müssen zuerst behandelt werden. Setzen Sie die wichtigsten Punkte an den Anfang der Tagesordnung, so daß sie, wenn die Zeit zu knapp wird, zumindest die 80% der Resultate aus der Besprechung erhalten, die in 20% der Tagesordnungspunkte enthalten sind.

5.Nach der Besprechung eines jeden einzelnen Punktes sollten Sie zusammenfassen und abhaken. Handeln Sie den Punkt vollständig ab, bevor Sie auf den nächsten Punkt zu sprechen kommen. Wiederholen Sie das, was beschlossen wurde abschließend.

6.Wenn der Beschluß gefaßt wird, etwas zu unternehmen, dann sollten Sie dafür die Ver-antwortung übertragen und eine Frist setzen. Vergessen Sie nicht: Eine Besprechung, eine Vereinbarung oder die Übertragung einer Verantwortung ist ohne ein Zeitlimit überhaupt nichts wert. Was ist zu tun? Wer wird es machen? Und bis wann?

7.Eine genaue Mitschrift und die Verteilung eines Protokolls innerhalb von 24 Stunden.